Одной из особенностей международных грузоперевозок является необходимость соблюдения не только местного законодательства, но и единой системы документации, которая применяется во всех странах-участниках международных перевозок.
В международном транспортном сообщении к товаросопроводительным документам относятся - инвойс, проформа-инвойс и упаковочный лист.
Инвойс — это счет-фактура, который оформляется продавцом для покупателя за определенную партию товара.
Проформа-инвойс — это счет-проформа, который содержит информацию о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом.
Упаковочный лист — это список позиций груза с указанием номеров мест и весом каждого места. Все эти документы являются грузо-сопроводительными и необходимы при транспортировке товаров.
- Отгрузочная спецификация - это товаросопроводительный документ, который оформляется на партию товара, поставляемого в ассортименте по определенному транспортному документу. Если партия товара состоит из отдельных грузовых мест, то спецификация составляется на каждое место.
- Приложение к договору - это спецификация, которая является неотъемлемой частью договора.
- Спецификация может также представлять собой часть расчетного документа, связанного со счетом. В некоторых случаях, когда товар поставляется в ассортименте, счет может быть предъявлен в виде счета-спецификации.
Экспортная декларация (EX-1) - это документ, который подтверждает экспорт товара из страны Европейского Союза. Она оформляется в электронном виде в таможенной базе и является общепринятым международным документом. После закрытия декларации на таможне отправления из ЕС, поставщик получает подтверждение о вывозе товара с территории ЕС. Закрытая EX-1 позволяет продавцу подтвердить НДС по ставке 0%. Декларацию EX-1 может оформить поставщик, отправитель или перевозчик/экспедитор при наличии доверенности отправителя.
Административный сопроводительный документ (ААД) используется для перевозки европейских акцизных товаров, временно освобожденных от уплаты акциза и предназначенных для экспорта из ЕС, по территории ЕС. Он используется при перевозке товаров от производителя до акцизного таможенного склада или до границы ЕС, а также при перевозке товаров от одного акцизного таможенного склада до другого или до границы.
После осуществления экспорта или по прибытии на таможенный акцизный склад, закрытая таможенной печатью ААД (третья страница-оригинал) должна быть возвращена компании или складу, ее издавшему.
Закрытая таможней AAД позволяет продавцу-производителю акцизного товара избежать уплаты внутри европейского акциза.
Книжка МДП (TIR) - это международный документ таможенного транзита, выдаваемый уполномоченной таможенными властями ассоциацией, представляющей гарантию. По этому документу грузы перевозятся в автотранспортных средствах и контейнерах с таможенными печатями и пломбами в соответствии с требованиями Таможенной конвенции о международной перевозке грузов с применением книжки МДП, (конвенции МДП). В настоящее время используются книжки МДП, состоящие из 14 или 20 листов (то есть из 7 или 10 комплектов), предназначенные для перевозки товаров через территорию 7 или 10 государств. В Республике Беларусь книжки МДП выдаются Белорусской ассоциацией международных автомобильных перевозчиков (БАМАП). Срок действия книжки МДП указывается в самом документе.
Автодорожная накладная (CMR) - это международный документ, используемый при автомобильных перевозках товаров в рамках Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ). Она должна содержать информацию, предусмотренную Конвенцией КДПГ, включая дату отгрузки, наименование груза, имя и адрес перевозчика, наименование получателя, срок доставки и стоимость перевозки. Автодорожная накладная подписывается перевозчиком и грузоотправителем. Важно отметить, что этот документ не является товарораспорядительным документом и не может быть индоссирован. Груз выдается указанному в накладной получателю.
Железнодорожная накладная (SMGS) - это международный транспортный документ, используемый при железнодорожных перевозках грузов. Она является документарным оформлением договора перевозки между грузоотправителем и администрацией железной дороги. Форма накладной, применяемая в международной торговле, разработана в соответствии с Конвенцией по международным грузовым перевозкам (КОТИФ) и Соглашением о международном грузовом сообщении (СМГС). В накладной указываются название станции назначения и пограничных станций, наименование груза, оплата за перевозку и объявленная ценность груза. Текст накладной печатается на стандартных бланках на двух языках. Накладная выписывается грузоотправителем или его экспедитором на имя грузополучателя и скрепляется перевозчиком, который ставит штемпель на оригинале и дубликате накладной. Дубликат остается у грузоотправителя. К каждой накладной прилагается товаросопроводительная документация, такая как отгрузочная спецификация, сертификат о качестве, упаковочный лист и т.д. Дубликат железнодорожной накладной используется для получения платежа по аккредитиву или в инкассовой форме.
Коносамент, также известный как морская накладная или Bill of Lading (B/L), является товаросопроводительным и товарораспорядительным документом, используемым при морских и интермодальных перевозках. Он выдается перевозчиком грузоотправителю в качестве подтверждения принятия груза к перевозке с обязательством доставить его в порт назначения и выдать его законному владельцу коносамента. B/L является важным документом для таможенного оформления и контроля товаров, перевозимых морским транспортом. Обычно это типографски отпечатанный бланк, в который вносятся сведения о грузе и условиях перевозки. На обороте коносамента указаны условия договора морской перевозки. Крупные судоходные компании имеют свои фирменные бланки. Коносамент является товарораспорядительным документом, и владение им приравнивается к владению товарами. Обычно изготавливаются три и более экземпляра B/L с одинаковым содержанием и датой: для грузоотправителя или его экспедитора, для грузополучателя и для владельца груза. Все экземпляры являются оригинальными, и на них ставится штамп "Оригинал". В некоторых случаях они могут иметь разные номера. Только один из оригиналов коносамента обычно является товарораспорядительным документом. Копии коносамента имеют штамп "Копия" или печатаются на бланках отличного от оригинала цвета. Если товары выданы по одному из экземпляров, то остальные теряют силу. B/L может передавать право собственности на товары именным, ордерным или бланковым способом.